Algunas pautas de compliance para proteger los secretos de empresa

16 Dec Algunas pautas de compliance para proteger los secretos de empresa

Por Eduardo Tornero, socio director de Kernel Legal y responsable del área de Corporate & Compliance

Es de vital importancia que las empresas tomen medidas para proteger de manera eficaz sus secretos comerciales y todo tipo de información que tenga valor para el ejercicio de su actividad. Se trata, sin lugar a dudas, de datos valiosos para sus competidores (que estarían encantados de conocer), y que pueden estar compuestos por información confidencial o por secretos industriales y de fabricación que otorguen a una empresa una ventaja competitiva. ¿Qué medidas tomar par protegerlos?

Lo primero que debe hacer la empresa para protegerse de prácticas desleales y que puedan causarle perjuicios económicos y reputacionales es determinar si los secretos que posee son patentables para adquirir una protección legal, y si estos no lo son, la empresa debe urgentemente limitar a las personas que conocen la información confidencial y, en todo caso, incluir acuerdos de confidencialidad en los contratos firmados por los empleados que tengan acceso a dicha información.

En este sentido, todas las empresas necesitan establecer medidas de protección en su organización para evitar que sus empleados puedan vulnerar la propiedad intelectual o industrial desvelando la confidencialidad de la información, ya sea de forma dolosa o imprudente, pudiéndola desvelar de palabra, por escrito o por medio de cualquier soporte informático. Es por ello que se debe fomentar en cualquier empresa que la confidencialidad relativa al manejo de información secreta se extienda más allá del horario laboral y subsista indefinidamente, aun cuando se hayan extinguido las relaciones laborales de trabajadores que tenían acceso a dichos datos.

Por tanto, todos los empresarios deben poner cuantos medios sean necesarios para proteger la información reservada y confidencial frente a cualquier práctica o reproche desleal que pueda poner en riesgo a la empresa, estableciendo las pautas que impidan revelar o difundir a terceros dicha información cuando se haga sin la debida autorización.

En este sentido, debe estar totalmente prohibido que los empleados puedan copiar o reproducir la información reservada sin la previa autorización escrita del responsable de la empresa y, además, se deben estipular las bases de seguridad informática que protejan dicha información, a parte de establecerse cláusulas de confidencialidad detalladas en los contratos laborales y establecer un código disciplinario que castigue cualquier practica desleal en este sentido.

Así las cosas, toda empresa debe contar con sistemas que le permitan controlar la trazabilidad, acceso y entrega de los documentos que posean información confidencial y secreta, y contar con un registro de los trabajadores y externos que tengan conocimiento de dicha información y si acceden total o parcialmente a ella. Además, es necesario encriptar los documentos con registro informático a través de una contraseña solo accesible a los que tengan acceso y autorización por parte del responsable de la organización y, además, para medir la eficacia de las medidas de protección, debemos comprobar la robustez de las medidas de seguridad informática para irlas adecuando a las nuevas técnicas de sustracción de información.

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