Las nuevas obligaciones de información para las empresas hacia sus trabajadores

Nace una nueva obligación en materia de información a los trabajadores para todas las empresas españolas, de la mano del Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, por el que se transpone la Directiva (UE) 2019/1152 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 20 de junio de 2019, relativa a unas condiciones laborales transparentes y previsibles en la Unión Europea.

Esta norma obliga, en esencia, a que las empresas informen a sus trabajadores acerca de determinadas condiciones laborales que Europa considera esenciales. En este artículo repasamos cuáles son esas materias para que evites fallos que puedan costarte caros en caso de posible conflicto con los trabajadores.

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Nueva obligación de información al trabajador por parte de las empresas

Antes de analizar cada uno de los puntos de información que deberán facilitar las empresas, veamos el contexto de esta medida:

• La Directiva 2019/1152 tiene como finalidad configurar un nuevo sistema que mejore la transparencia y la previsibilidad en las relaciones de trabajo.
• Entre otras cosas, las personas trabajadoras tienen derecho a ser informadas por escrito (ya sea en papel o vía correo electrónico) y antes del comienzo de la relación laboral (o, en algunos casos, al comiendo de esta relación) sobre sus derechos y obligaciones, listándose una serie de elementos esenciales del contrato de trabajo.
• Gran parte de las obligaciones impuestas por la Directiva ya se encuentran recogidas de manera expresa en el ordenamiento vigente, por lo que hay aspectos que no son novedosos en España. Sin embargo, en muchos casos el Real Decreto explica o amplía el detalle de información que debe compartirse con respecto a puntos ya regulados. Por ejemplo, en cuanto al salario, el nivel de detalle aumenta e incluye cada complemento por separado, periodicidad, método de pago, cálculo variable…
• Estas nuevas obligaciones afectan a todas las empresas y personas trabajadoras que recoge el artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores (ET), siempre que la relación laboral supere las cuatro semanas. También afectará a los empleados públicos, de acuerdo con su propia legislación especifica, entre otros colectivos.
• En caso de que el contrato de trabajo de un empleado cuente a día de hoy con información parcial con respecto a la que exige este Real Decreto, la empresa deberá proporcionar por escrito la información restante.

Los nuevos puntos sobre los que debe informar la empresa a sus trabajadores

Este resumen constituye una guía completa que debes tener siempre a mano para evitar cualquier omisión de información. Más allá de compara las obligaciones anteriores con las actuales, te invitamos a seguir este contenido de forma estricta para facilitar tu labor.

Estos son los puntos sobre los que debe informar la empresa a sus trabajadores de forma obligatoria:

1. La identidad de las partes que suscriben el contrato de trabajo.
2. La fecha de comienzo de la relación laboral y, en caso de que se trate de una relación laboral temporal, la fecha de finalización o la duración previsible del contrato.
3. El domicilio social de la empresa y, cuando sean distintos, el centro de trabajo donde la persona trabajadora preste sus servicios habitualmente y el del centro al que queda adscrita la persona trabajadora cuando desarrolle trabajo a distancia. Cuando la persona trabajadora preste sus servicios de forma habitual en diferentes centros de trabajo o en centros de trabajo móviles o itinerantes o cuando tenga la facultad para determinar libremente su lugar de prestación de servicios, se harán constar estas circunstancias.
4. El contenido de la prestación laboral y, cuando la contratación sea temporal, la identificación precisa de la causa habilitante de dicha contratación, las circunstancias concretas que la justifican y su conexión con la duración prevista del contrato.
5. La categoría o el grupo profesional del puesto de trabajo que desempeña la persona trabajadora, incluida la caracterización o la descripción resumida del mismo, en términos que permitan conocer con suficiente precisión el contenido específico del trabajo.
6. La cuantía del salario base y de cada uno de los complementos salariales, indicados de forma separada, así como su periodicidad y método de pago.
7. El modo de cálculo de los conceptos salariales que sean variables y los criterios que determinan su percepción.
8. La duración y la distribución horaria de la jornada ordinaria de trabajo diaria, semanal y anual. En particular, se identificará cuando la totalidad o parte de la jornada se desarrolle mediante trabajo nocturno o a turnos.
9. Los supuestos y procedimientos para la modificación de la duración y distribución de la jornada de trabajo y, en su caso, los cambios de turno.
10. Los acuerdos relativos a las horas extraordinarias y su retribución.
11. La duración de las vacaciones y el procedimiento por el que se fijará el periodo o periodos de su disfrute.
12. El derecho a formación proporcionada por la empresa.
13. La existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones. Esto supone informar acerca de las pautas, criterios y reglas de funcionamiento de estos sistemas cuando se empleen para la toma de decisiones relativas a la determinación, la fijación, variación o modificación de condiciones de trabajo (por ejemplo, la duración y distribución de la jornada; la asignación de tareas; la determinación de los salarios, de la progresión profesional, del lugar de trabajo o de la extinción del contrato…).
14. La existencia y la identificación del plan de igualdad aplicable a la empresa, así como, en caso de que se disponga, la política empresarial de conciliación personal, laboral y familiar, cuando adapte o desarrolle la mínima exigida por la legislación laboral. Asimismo, informará sobre el protocolo de acoso sexual y por razón de sexo.
15. El conjunto planificado de medidas y recursos para alcanzar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI, en el caso de que se disponga de ello.
16. El procedimiento de extinción del contrato, incluidos los requisitos formales y la duración de los plazos de preaviso que, en su caso, estén obligados a respetar la empresa y la persona trabajadora o, si no es posible facilitar este dato en el momento de la entrega de la información, las modalidades de determinación de dichos plazos de preaviso.
17. Convenio o convenios colectivos aplicables a la relación laboral, incluyendo una referencia al código de cada convenio y a la fecha de publicación en el boletín oficial correspondiente, así como su periodo de vigencia y, en su caso, su situación de ultraactividad vigente.
18. El sistema de colaboración en la gestión de la Seguridad Social que opere en la empresa. En particular, se informará sobre la entidad gestora de o colaboradora con la Seguridad Social por la que la empresa opta para la cobertura de cualquier tipo de contingencia o prestación, así como sobre la colaboración directa de la propia empresa. También deberá informar de las mejoras voluntarias de la acción protectora de la Seguridad Social, así como identificar los planes y fondos de pensiones promovidos en favor de las personas trabajadoras y las aportaciones realizadas a los mismos.
19. Los supuestos en los que podrían producirse modificaciones en alguno de los elementos esenciales o condiciones de ejecución previstos en las letras d), e), f) y g), así como los procedimientos que deberían seguirse para ello.

Algunos puntos extra en función de las circunstancias particulares del contrato

Además de los puntos esenciales que hemos visto, existen otras obligaciones de información que tienen que ver con circunstancias particulares. Son las siguientes:

1. En caso de que se establezca una distribución irregular de la jornada a lo largo del año:
   • El sistema de fijación de dicha distribución, identificando las horas y los días de referencia en los que la empresa puede exigir la prestación de servicios.
   • Los períodos mínimos de preaviso que deben operar antes del comienzo de la tarea y de su cancelación.
   • En el caso de contratos fijo-discontinuos, los periodos de actividad e inactividad o su estimación, sin perjuicio de su concreción en el momento del llamamiento.
2. En caso de periodo de prueba, se explicará la duración y las condiciones de dicho periodo, incluyendo esta información mínima:
   • La duración concreta, ya se encuentre dentro del límite de seis meses previsto legalmente o se trate de un periodo superior.
   • La información relativa a las obligaciones respectivas de la empresa y de la persona trabajadora de realizar las experiencias que constituyan el objeto de la prueba.
3. En el caso de personas trabajadoras cedidas por empresas de trabajo temporal (ETT), la identidad de la empresa usuaria y la causa que habilita a la celebración de cada contrato de puesta disposición

Información extra en caso de trabajo en el extranjero (expatriados)

En un contexto laboral cada vez más internacional cobra máxima importancia que las condiciones laborales de estos trabajadores queden muy claras. Por eso, el Real Decreto hace hincapié en la obligatoriedad de informar sobre los siguientes puntos antes de la partida al extranjero de la persona trabajadora:

1. El país o países en los que debe llevarse a cabo el trabajo.

2. La duración del trabajo que vaya a prestarse en el extranjero.

3. La moneda de curso legal en la que se pagará el salario.

4. Las retribuciones en dinero o en especie, así como las compensaciones por gastos, gastos de viaje, dietas y las ventajas vinculadas a la circunstancia de la prestación de servicios en el extranjero.

5. Si se encuentra prevista la repatriación de la persona trabajadora y sus condiciones.

6. En el caso de una persona trabajadora desplazada al territorio de Estados miembros de la Unión Europea o de Estados signatarios del Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo en el marco de una prestación de servicios transnacional:

   • Las retribuciones a la que tiene derecho con arreglo a la legislación aplicable del Estado miembro de acogida.

   • Toda disposición relativa al reembolso de los gastos de viaje, alojamiento y manutención y, de existir, todo complemento específico por desplazamiento.

   • El enlace al portal web oficial único a escala nacional en materia de desplazamiento desarrollado por el Estado o Estados miembros de acogida.

Modelo de documento informativo sobre las condiciones de trabajo

La forma más sencilla de cumplir con estas obligaciones de información consiste en cumplimentar el modelo de documento informativo sobre las condiciones de trabajo que deberá publicar el Ministerio de Trabajo y Economía Social, a través del Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE). El plazo para hacerlo es de 20 días desde la publicación de este Real Decreto, coincidiendo con la entrada en vigor de esta obligación.

Así, las empresas y las personas trabajadoras podrán acceder a un modelo de documento informativo que recogerá el contenido de todos los puntos de necesaria información en función de las condiciones específicas del empleado. Este modelo será accesible, al menos, a través de la web del SEPE.

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